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关于公司法务管理的一些思考

时间:   访问量:1299 近年有很多企业设立了自己的法务部门或法务岗位,但不少企业发现法务部门成了鸡肋,根本没有发挥预想的作用。为什么会出现这样的情况呢?我认为是很多企业的管理者对法务的基本职能、岗位设置和任职条件缺乏正确的认识。老曹结合自己曾经的企业法务经验,谈一谈我对法务工作的粗浅看法,欢迎各位同行在留言区拍砖和补充。一、企业法务的基本职能很多人认为,法务的工作就是审合同、打官司。这种认识有一定的道理,因为它指出了法务最主要的两个工作。但是这种认识也有一定的片面性。在我看来,公司法务的基本职能有两点:一是预防法律风险,二是处理法律纠纷。在这两个基本职能之下,法务需要做大量的工作。(一)预防法律风险我们经常会听到医生说,“预防重于治疗”。要想不生病,最重要的是养成良好的卫生和作息习惯,并控制饮食,适量运动,这样可以保持良好的身体素质,防止疾病的发生。对于企业来说,这句话同样适用。一个企业要想保持稳健的发展和持续的盈利,预防法律风险必不可少。多数企业存在以下法律问题:一是设立时股权结构、激励制度不够合理,为企业发展埋下隐患;二是法人治理结构不健全,董事会、监事会形同虚设,无法形成内部的合作和制衡;三是没有完善的合同管理制度,合同的谈判、草拟、签署、履行、监督实施散落在各个部门,无法形成对合同管理的总体控制;四是没有完善的劳动用工制度,尤其是提前解除劳动合同不履行相应手续,出现工伤事故不及时处理。一些发展较好的企业除了上述几点风险之外,还包括并购的失败、商业信息的泄密、主要技术人才的流失、知识产权的保护等等。预防是公司法务的工作重点。因为预防的成本最低,效益最高。而一旦出现纠纷甚至形成诉讼,就要花费大量的人力物力和财力去处理,而且往往事倍功半。一个公司理想的运行状态是,减少法律风险出现的机率,即使产生法律风险,也能将其消灭在萌芽状态,而不使其发展到无法解决的程度。法务应通过做好下列工作来预防和控制法律风险:1、公司内部制度建设完善的内部制度是预防法律风险的基础。企业法务应当在高管的统一安排下,与相关管理人员和部室一起,进行内部制度的建设和完善。例如,完善法人治理结构,建立完善合同审查制度,完善劳动用工制度等等。法务在制度建设过程中应遵循的基本原则是:(1)适应公司基本情况。例如规模较小的公司,没有必要设计过于复杂的合同审查制度。(2)注重部门协同。在公司中,法务工作是为业务部门服务的,在制定各项制度的过程中,应当重视业务部门的意见,既要控制法律风险,又不能把业务部门的手脚捆死,而是应当找到一个平衡点。(3)及时调整。公司发展是一个动态的过程,这一阶段合适的制度到下一阶段可能就会成为公司发展的限制,因此法务应当及时发现问题,并及时提出改进的建议。2、合同管理合同贯穿于企业经营的全过程,只要有商务活动,就要产生合同。合同当事人在订立合同时,考虑更多的是合同利益而非合同风险。合同在避免交易行为不确定性的同时,也可能由于合同约定的缺陷而为当事人埋下法律风险。企业法务的日常工作,就是通过对合同全流程的管理,识别和控制法律风险。法务的工作应当贯穿于合同谈判、签订、履行、终止的全过程,并与业务部门和财务部门一起,定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,向有关领导定期汇报。3、为企业重大决策提供法律意见企业在重大决策之前应当进行可行性分析,这种分析需要业务部门、财务部门、法律部门提出相应的意见,以保证决策的科学性。法律论证,包括项目的手续是否合法、合作方是否具备相应资质、土地使用是否合法、有哪些主要的法律风险,等等。例如,某企业要建一个洗煤厂,前期进行了大量工作,资金也基本筹集到位,但是由于该厂位于水源保护区内,无法取得立项批准,所有的工作都白做了。只有在合法的前提下,所有的工作才有意义。4、参与并购等企业的重大交易在企业发展过程中,并购是企业快速扩张的重要手段。但是并购涉及公司法、物权法、合同法、税法、知识产权法等法律法规,过程操作复杂,对社会影响较大,存在较高的法律风险。因此法律和财务人员应当参与并购的全过程。在并购过程中,法务的主要工作,一是尽职调查,包括被并购企业的主体存续是否合法,尤其是企业性质、股权结构、实际控制人、高管人员等事项与工商登记是否一致,若不一致,原因是什么,各类证照是否合法有效,是否存在隐性债务等等。二是在前期调查的基础上,提出并购的方案和主要的风险点,供领导决策。三是根据调查结果和谈判成果,制作并购合同,确定各方的权利义务。四是跟进并购过程,与其他部门配合,变更相关证照或手续,随时处理法律问题,完成并购工作。除了并购之外,企业其他的重大交易都应有法务参与。(二)处理法律纠纷在内控制度完善的情况下,大部分法律风险是可控的,不会形成纠纷。但是也有一些风险最终会暴露并激化。这既有内部原因,也有外部原因。例如,对工伤职工长期不进行赔偿,最终形成诉讼,这是内部原因。又如,购货方拖延付款,甚至拒绝付款,这是外部原因。在出现法律纠纷的苗头时,相关部门就应该向企业高管汇报,并通知法务。此时法务应协助相关部门与对方进行协商,争取谈判解决。但是有些矛盾极度激化形成仲裁或诉讼了,相关部门才汇报,这样协商解决的可能性就大大降低。有些企业制定了一套完整的纠纷处理流程,从识别到解决分为几个阶段,每个阶段如何区分、由谁负责、主要工作有哪些,一目了然。从目前的司法环境来说,由于过程漫长、费用高昂、执行困难,诉讼是企业最后迫不得已的选择。二、企业法务的基本设置合理的设置是法务发挥作用的基本前提。企业法务的设置应当遵循以下几个原则:(一)独立性独立性是法务履行职责的前提。不管是大型的集团还是中小型的企业,不管是十几个人还是一个人,法务都应当是一个独立的部门。法务的职能是在企业内部进行制衡,预防和处理法律风险,就像汽车的刹车。没有一辆车会将刹车和油门混为一谈,在公司内部也一样,不应将法务放入其他部门下面。目前大多数管理规范的企业都有独立的法务部门,并直属董事长或总经理领导,或者指定分管副总。这样的法务可以在履行职务的过程中排除其他部门的干扰,充分发挥其专业优势。但是也有很多公司将法务放在其他部门下面,如经营部、行政部、综合部,甚至策划部、公关部等等。在这些部门中,法务人员只能处理某一方面的法律事务,而不能通观全局。例如,经营部的法务,一般只负责合同的审核,不参与高层的决策。甚至有些企业,法务只负责收拾别人留下的烂摊子,成了名副其实的清理工。这些设置下,法务形同虚设,更别说控制法律风险了。(二)直属性法务应当直属企业的最高决策者,这是法务发挥作用的基本条件。试想,如果法务与决策者隔着好几层,他的声音怎么会被决策者听到并引起重视呢?独立性和直属性是一枚硬币的两面。法务的独立是相对独立,他还是公司的员工,而不是外部的律师事务所;而只有保证法务的直属性,才能实现法务的独立。因为最终,法务是对公司的最高决策者负责的,所以他应当直接向其领取任务并向其汇报完成情况。(三)内外结合随着社会分工的日益细化,法律的专业化程度也在提高,这对法务的法律素质提出了更高的要求。但是,没有人可以了解所有方面的法律。例如,某人可能是劳动法方面的专家,但是他对知识产权法可能一窍不通。而且,对同一法律甚至同一法条,不同的人也会有不同的理解。而企业面对的法律问题是十分庞杂的,每个阶段会有不同的法律风险点。所以,企业在建立内部法务的基础上,还应当聘请外部的律师事务所,担任常年法律顾问或专项法律顾问。通过内部法务和外部律师的配合和制约,讨论甚至争论,拾遗补缺,制定出更完善的法律方案,保证公司的顺利运行。三、企业法务的基本素质(一)优良的道德品质优良的道德品质是企业法务的首要要求。因为法务和财务一样,是公司内部的制衡机构,如果法务道德品质低下,轻则玩忽职守,懈怠工作,重则内外勾结,损害企业利益。因此,企业法务必须将德放在第一位。(二)扎实的法律功底,不断学习的习惯法务必须在专业上有较多的积累,做到既博又专。对于民法、商法,要有全面的掌握,对于经常用到的法律,如合同法、物权法、公司法、劳动法等等,要达到精熟的程度。在我看来,扎实的法律功底除了掌握较多的法条外,更重要的是掌握基本的法理,因为法务不可能掌握全部的法律,在遇到法律问题时,即使不知道法律规定,但是应当能依据法理进行基本的判断。此外,法律是不断发展的,企业也在不断进步,法务必须养成不断学习的习惯,这样才能适应企业发展的需要。(三)谦虚的态度法务最忌讳的就是不懂装懂。对于自己不了解、不精通的问题,不应随便发表意见,而是应虚心请教专家,听取别人的意见。在工作中,也应虚心听取其他同事的意见和建议,改进自己的工作方法,提高工作效率。(四)协调能力在大多数情况下,法务不是一个人在战斗。一个优秀的法务,应当善于使用资源,比如业务部门以及外部合作单位,以及常年法律顾问。法务应当了解决策者的意图,协调各方制定方案、解决问题。因此法务应当有团队协作的意识,并尊重他人的意见和工作的成果。四、小结最后总结一下。企业法务的工作,预防第一,这是法务的核心职能,也是企业法务区别于一般律师的独特价值。在法务岗位的设置上,必须坚持独立性、直属性和内外结合,通过独立性和直属性保障法务能够独立开展工作,并通过整合内外部各种专业力量来解决企业的问题。在任职条件上,德才兼备、谦虚谨慎、不断学习并能够协调各种资源的人,才能做好法务工作。

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